OpenOffice.org vs. Microsoft Office

“OpenOffice.org vs. Microsoft Office” er titlen på Birgir Ingolf Sigurðsson’s kandidatafhandling fra Cand.merc.(dat) på CBS. Han har givet mig lov til at publicere den, så her er den (4,1MB PDF).

Birigr har med afhandlingen forsøgt at besvare følgende spørgsmål:
Har OpenOffice.org de nødvendige egenskaber for at kunne
betegnes som et alternativ til Microsoft Office. Kan den færøske
offentlige sektor opnå besparelser ved at skifte til OpenOffice.org?

Jeg er som hans vejleder ganske tilfreds med afhandlingens akademiske niveau: Der er tale om en saglig og ganske solid undersøgelse, som bør læses af relevante aktører i den færøske forvaltning og it-branche.

Som åbenhedsinteresseret, så finder jeg også afhandlingen særdeles interessant. Der er tale om en ganske overbevisede business case.

Her er konklusionen:

Afhandlingens sigte har at besvare følgende spørgsmål:
Har OpenOffice.org de nødvendige egenskaber for at kunne
betegnes som et alternativ til Microsoft Office. Kan den færøske
offentlige sektor opnå besparelser ved at skifte til OpenOffice.org?
 

Derudover har der været to underliggende spørgsmål:
Hvordan er afhængighedsforholdet mellem den færøske offentlige sektor og Microsoft Office? Hvordan er de færøske IT leverandørers kompetencer i forhold til Microsoft Office og OpenOffice.org?
 
Første spørgsmål i problemformuleringen er besvaret i afhandlingens foranalyse ved at  inddrage Rogers fem karakteristika for en innovation samt Moores Chasm teori. Problemformuleringens andet spørgsmål, er besvaret i analyseafsnittet ved inddragelse af omkostningsstyringssystemet Total Cost of Ownership – TCO, udviklet af
Gartner Group, og påført tre scenarier, Klaksvig Sygehus,
Landssygehuset og LandsNet (den samlede offentlige sektor). De to
underliggende spørgsmål til problemformuleringen er ligeledes besvaret
i analyseafsnittet, ved at benytte Shapiro & Varians syv
nøgleaktiver som rammeværktøj. 
 

Ud af foranalysen kan følgende konkluderes om OpenOffice.org som alternativ til
Microsoft Office:
OpenOffice.org har flere relative fordele frem for Microsoft Office.
Kontorpakken er gratis og derved er der ingen licensomkostninger for de
parter som vælger at implementere  OpenOffice.org. Det økonomiske incitament, er ofte den altoverskyggende faktor som får virksomheder og offentlige institutioner at vælge OpenOffice.org frem for andre proprietære kontorpakker.
 
OpenOffice.org er ikke et komplekst system at håndtere, hverken for front-end eller back-end brugeren. Kontorpakkens design og brugergrænseflade er meget ens med proprietære kontorpakker og vil næppe volde større problemer for brugeren.
 
OpenOffice.org er meget tilgængeligt for forbrugere at afprøve, da kontorpakken kan downloades frit på internettet. Derved kan enhver organisation eksperimentere og teste kontorpakken grundigt, før man beslutter om kontorpakken lever op til de krav organisationen stiller.
 
Undersøgelser foretaget af anerkendte analysevirksomheder viser at
OpenOffice.org i 2007 havde en markedsandel på 10 %. Disse analyser er
dog primært foretaget i erhvervslivet og ikke den offentlige sektor,
som er den markedsgruppe hvor kontorpakken i høj grad implementeres.
Jeg vurderer at en markedsandel på 10-15 % i 2007 ikke er urealistisk
ud fra det datamateriale afhandlingen behandler.

OpenOffice.org har i forhold til Moores Chasm teori, ikke krydset kløften og inde på massemarkedet. Med en markedsandel på 10-15 % er kontorpakken
forbeholdt entusiaster og visionærer. I forhold til psykologiske
profiler (forskellige typer brugere) har OpenOffice.org krydset kløften, da største delen af den offentlige
sektor omfatter “normale IT brugere”, og ikke entusiaster og
visionærer.
 
Ud af ovenstående konkluderer jeg at OpenOffice.org har de nødvendige
egenskaber for at kunne betegnes som et alternativ til Microsoft
Office.
 
Ud af analysen kan følgende konkluderes om den færøske offentlige sektor kan opnå besparelser ved at skifte til OpenOffice.org:
Det samlede TCO for implementering af OpenOffice.org på Klaksvig
Sygehus er 306.554 kr. og er TCO pr. IT arbejdsplads derved 4.379 kr.
Hvis der til gengæld implementeres MS. Office 2007 Pro Plus, vil det
samlede TCO være 378.715 kr. og pr. IT arbejdsplads 5.410 kr. Det vil
sige implementering af OpenOffice.org på Klaksvig Sygehus medfører 24%
lavere omkostninger end Microsoft Office 2007. 
 
Omkostninger forbundet ved spildtid ved skift til OpenOffice.org er
213.125 kr., og er denne omkostningskonto klart den største udgift
forbundet ved implementering af OpenOffice.org på Klaksvig Sygehus.
 
Hvis Klaksvig Sygehus ønsker en fuldstændig migrering til Microsoft
Office 2007 Pro Plus er omkostningen 178.290 kr. Denne omkostning
opstår ved at der investeres i 70 licenser af kontorpakken. 
 
Det samlede TCO for implementering af OpenOffice.org på Landssygehuset
er 1.007.340 kr. og er TCO pr. IT arbejdsplads derved 2.518 kr. Hvis
der til gengæld implementeres MS. Office 2007 Pro Plus, vil det samlede
TCO være 1.682.400 kr. og pr. IT arbejdsplads 4.206 kr. Det vil sige
implementering af OpenOffice.org på Landssygehuset medfører 67% lavere
omkostninger end Microsoft Office 2007.
 
Omkostninger forbundet ved spildtid ved skift til OpenOffice.org er 682.000 kr. Denne omkostningskonto er den største udgift – 66 % eller 2/3 – forbundet ved implementering af OpenOffice.org på Landssygehuset
 
Ved en komplet migrering til Microsoft Office 2007 Pro Plus er
omkostningen 1.018.800 kr. Denne omkostning opstår ved at der
investeres i 400 licenser af kontorpakken. 

Det samlede TCO for implementering af OpenOffice.org på LandsNet er
13.181.750 kr. og er TCO pr. IT arbejdsplads derved 3.766 kr. Hvis der
til gengæld implementeres MS. Office 2007 Pro Plus, vil det samlede TCO
være 25.164.250 kr. og pr. IT arbejdsplads 7.190 kr. Dvs. at
implementering af OpenOffice.org på LandsNet medfører 91 % lavere omkostninger end Microsoft Office 2007. 
 
Omkostninger forbundet ved spildtid ved skift til OpenOffice.org er 3.410.000 kr., og er denne omkostningskonto den største enkeltudgift – 26 % – forbundet ved
implementering af OpenOffice.org på LandsNet. Spildtiden foregår
primært ude i institutionerne og vil derfor ikke påvirke økonomien af
selve LandsNet, foruden der udarbejdes værktøjer til registrering af
dette.
 
Selv om der migreres til OpenOffice.org, er det nødvendigt at 5 % (175 stk.) af IT arbejdspladserne også har Microsoft Office 2007 Pro Plus, da mange af
de organisatoriske enheder i LandsNet benytter fagsystemer som
sandsynligvis er afhængige af Microsoft Office.
 
LandsNet har i efteråret 2007 indgået en Enterprise Agreement med Microsoft som bl.a. giver adgang til Microsoft Office Pro Plus og en række andre produkter. Enterprise Agreement aftalen giver fra en økonomisk betragtning god mening for LandsNet, især hvis der løbende opgraderes til nye versioner og hvis alle produkterne aftalen giver adgang til,
benyttes.
 
LandsNet modtager årligt 15.000 kr. pr. IT arbejdsplads. Dette giver 52,5 millioner kr. årligt og over 3 år giver det 157,5 millioner kr. Migrering til OpenOffice.org
udgør således 8 % af de samlede indtægter over 3 år. Migrering til
Microsoft Office 2007 Pro Plus udgør det dobbelte. 
 
Af ovenstående konkluderes, at implementering af OpenOffice.org er
økonomisk lønsomt i alle tre scenarier, især for Landssygehuset og
LandsNet. Herved kan den færøske offentlige sektor kan opnå besparelser
ved at skifte fra Microsoft Office til OpenOffice.org. 
 
Ud af analysen, kan følgende konkluderes om afhængighedsforholdet
mellem den færøske offentlige sektor og Microsoft Office, samt IT
leverandørernes kompetencer indenfor de to platforme:
De to største IT leverandører på Færøerne, SENTA og Formula.fo er begge stor-leverandører af Microsoft produkter til den offentlige sektor på
Færøerne. Begge IT leverandørerne er Microsoft Gold Partnere og har en
bevidst strategi om at Microsoft udgør en central rolle i deres
sortiment. Kompetencen ligger også på Microsoft, herunder Office.
 
Klaksvig Sygehus og Landssygehuset er ikke afhængige af Microsoft Office i samme udstrækning som LandsNet. Klaksvig Sygehus ikke har indgået længere
varende licensaftale med Microsoft og benytter derfor en ældre udgave
af Microsoft Office. Landssygehuset er åbent for test og eventuel
implementering af OpenOffice.org på sigt, men har i efteråret 2007
anskaffet 50 licenser af Microsoft Office 2007 Standard. LandsNet har
indgået en 3-årig Enterprise Agreement, med mulighed for forlængelse,
med Microsoft. Denne aftale udgår i 2010.
 
LandsNet vil i 2010 være langt den største bruger af IT på Færøerne med over 3.500 IT arbejdspladser. Med det store antal brugere, vil en udmelding om at man overvejer at implementere OpenOffice.org på landsplan, have stor betydning på de færøske IT leverandørers strategi. LandsNet vil kunne “tvinge” de nationale IT leverandører til at inkludere kontorpakken i deres sortiment, hvis man ønsker at gå bort fra Microsoft Office.
 
Microsoft Office har, både fra leverandører og kunder, et godt omdømme. Microsoft brandet er ligeledes et af de stærkeste i verden. Nøglepersonerne jeg har interviewet, kendte alle til kontorpakken gennem diverse IT medier, men ikke på detailniveau.
 
Microsoft Office kontorpakken er bedre positioneret på alle nøgleaktiver i forhold til implementering i afhandlingens scenarier, især LandsNet. Indgangsbarrieren for OpenOffice.org er stor, men ikke kun i kroner og øre. Indgangsbarrieren findes især i de holdninger IT-leverandørerne og den offentlige sektor har. Så længe Klaksvig Sygehus, Landssygehuset og LandsNet (den samlede offentlige sektor) ikke efterspørger OpenOffice.org og IT leverandørerne ikke tilbyder alternativer til Microsoft Office, vil kontorpakke markedet ikke ændre sig på Færøerne.
 
Det konkluderes at implementering af OpenOffice.org på Klaksvig Sygehus og Landssygehuset er på kort sigt mulig, da sygehusene er ikke afhængige
af IT leverandørerne, i samme grad som LandsNet. Begge sygehuse har
deres egne IT afdelinger, som på nuværende tidspunkt varetager en stor
del af driften, herunder drift og support på kontorpakke. For LandsNet
er OpenOffice.org ikke en mulighed på kort sigt, da kontorpakke
strategien indtil 2010 er Microsoft Office. TCO analyserne viser
tydeligt at det er lønsomt at implementere OpenOffice.org, men uden de
nationale IT leverandører er implementeringen usandsynlig. Derfor skal
LandsNet inden 2010, give til kende hvilken kontorpakke strategi det
offentlige ønsker at følge på sigt, således at IT leverandørerne kan
opbygge kompetence indenfor OpenOffice.org.