De væsentligste barrierer for succesfuld gennemførsel af større statslige digitaliseringsprojekter

Emil Broholm og Jesper Pærregaard, to af mine specialestuderende (cand.IT i E-business) på IT-Universitetet i København, gennemfører en undersøgelse, som går ud på at identificere de væsentligste barrierer for succesfuld gennemførsel af større statslige digitaliseringsprojekter over EU’s udbudsgrænse.

Har du erfaring med sådanne projekter har Emil og Jesper brug for din hjælp. Du skal besvare et spørgeskema, som du kan finde her. Du kan svare frem til 15. november. Det tager kun 15 minutter.

Formålet med undersøgelsen er todelt:
1) At få belyst de mest problematiske vilkår for arbejdet med statslige digitaliseringsprojekter og derved skabe opmærksomhed, som måske i længden kan føre til ændringer af disse vilkår.
2) At skabe en liste over de væsentligste risikofaktorer, som kan anvendes til at håndtere og mindske risici ved fremtidige statslige digitaliseringsprojekter.

Alle der besvarer undersøgelsen vil få tilsendt hele specialet samt et executive summary medio/ultimo december.

Mon ikke man også lige skulle sørge for, at arbejdsgruppen i It-udredningen får tilsendt undersøgelsesresultaterne. De beder jo om inputs, uden dog at angive nogen frist herfor, så man må antage at de er lydehøre helt frem til de skal afrapportere. Deres kommissorium siger, at det skal de inden årets udgang. Man kan desværre ikke på udredningens hjemmeside se hvem der er medlem af arbejdsgruppen (kun at det er embedsmænd fra Finansministeriet, VTU, m.fl), hvilket for øvrigt må undre, især når man ikke har problemer med at oplyse hvem der er med i rådgivergruppen.

Ting Tager Tid

ITU’s rektor, Mads Tofte, skrev forleden en mail til specialevejledere hvori han gjorde opmærksom på en uheldig udvikling: ved afleveringsfristen d. 3/8 var der et unormalt stort antal specialestuderende, der ikke fik afleveret speciale til tiden, nemlig 38, og at man fra ITUs side nu vil “forsøge at få afdækket, om der er noget systematik i årsagen til det usædvanligt høje antal forsinkede specialer”.

Som en af de vejledere, der nu er i søgelyset svarede jeg lidt kækt: “Jeg tror godt man kan finde en systematik i ikke-afleveringer-til-tiden, og det går på om de studerende har en ITU-pind at sidde på eller ej. Jeg kan i hvert fald give flere eksempler på folk, som ‘forsumper’ derhjemme/på caféer/mv. Med alle de konferencer/fester/mv der holdes på ITU kan man ikke byde studerende at sidde på atriumgangene”.

Dette er naturligvis kun en faktor blandt mange andre, skulle jeg nok have understreget. Og det er sikkert ikke den mest væsentlige. En af de andre vejledere skrev, at han tror at “en del af forklaringen skyldes manglende metodiske evner blandt de studerende – altså viden om hvordan man håndterer projekter, skriver rapporter, udfører eksperimenter/forsøg, læser artikler, o.s.v.”, og siger at “studerende jeg kender som er faldet bagefter er også dem der metodisk er mest utrænede”, og at han ikke er “sikker på at om det er ITU’s job at give vores studerende, der jo kommer med en bachelor i rygsækken, træning i rapportskrivning o.s.v., men det er muligvis noget vi burde overveje?”

Metodiske evner er absolut en væsentlig faktor. Jeg er dog ikke enig i, at det er rapportskrivningsevnerne, der er problemet; for nogle, jo, men det kan ikke være på specialeniveau disse evner oparbejdes – det må ske tidligere end som så. Men videnskabelig metode, ja sgu sågar (anvendt) videnskabsteori, og så selvfølgelig konkrete ‘metodeovervejelser’ om at de skam også har læst Steiner Kvale hvis de laver interviews, eller Robert Yin når de laver casestudier, osv., og hvordan de bruger dette i deres projekt. Ligesom ethvert andet projekt kan komme galt af sted hvis der ikke er en solid metode forankret i projektudførslen, så kan ethvert speciale der er scopet forkert metodisk set komme galt af sted. Somme tider kan man som vejleder ’straks’ se problemer (for naive forventninger osv), men ofte kommer problemerne ’snigende’ og opdages først sent i forløbet; og i og med at de studerende har svært ved at se deres problemstilling/metode som et ‘levende dokument’, der deles med vejlederen, så får de desværre nogle gange ikke hjælp i tide (og skal så evt ud i anden interviewrunde, eller noget).

Specialeprojekterne har da heldigvis en bedre track-record end mange andre projekter, bl.a. ‘it-projekter’. Jeg går ud fra, at et eller andet ITU-fag (nåja, det gør mit vist) introducerer EVM-projektværdimodellen, den med at et projekt måles på kvalitet, pris og tid. En lærdom heraf er, at enhver ‘justering’ af en af faktorerne har konsekvenser for de andre. At et fastprisprojekt viser sig må undvære en vis funktionalitet, osv.

Hvis man skal overføre dette til universitetsspecialerne handler det altså om, at tage stilling til, i hvor høj grad – og hvordan – der justeres på kvaliteten og/eller prisen, når nu tiden er et skarpt krav. Dette er selvfølgelig nok at stille det skarpt op, men i bund og grund det, det handler om: Vi kan sænke kravene til det der afleveres, eller vi kan bruge flere ressourcer på projekterne.

Medmindre der er andre muligheder (altså flere mulige ressourcer), så vil jeg da sige, at jo, jeg kan sagtens slække på kvaliteten; altså presse studerende til at aflevere middelmådige ting, og ikke ‘pace’ dem så meget som jeg gør nu. Jeg skal da indrømme, at jeg har oplevet studerende, der benhårdt går efter max kvalitet (dvs høj karakter) og ‘vælger’ at udskyde afleveringen, hvis de er usikre på om den er hjemme. Men reelt drejer det sig om ganske få. Dog er der blandt de studerende – og markedet – klart et stort fokus på karakteren, som gør at tid og pris bliver sekundære faktorer for nogle – hvis de vil have job hos Deloitte eller vil skrive en ph.d., osv. Systemisk set er hele ‘elitetænkningen’ imod ting som høj gennemsnitlig færdiggørelsesgrad, vil jeg hævde, men lad nu det ligge. Hvis Claus Hjort Frederiksen var videnskabsminister så kom der vel krav om, at de studerende skal ’stemple ind’ hver morgen kl 8.30, og bevise at de arbejder på specialet. Hvis de misser tre dag pålægges sagsbehandleren, øh, vejlederen, at kontakte den studerende, der så indkaldes til en samtale.

Hvorom alt er skal vi jo ikke glemme, at der for langt de fleste projekter, der ender med en, to eller sågar tre udsættelser, er en god grund til at det går som det gør. Skilsmisse, sygdom, dødsfald i familien, fødsel (+kone/kærestefødsel), osv. har jeg oplevet, og så er der selvfølgelig den noget mere udbredte: Arbejde. Masterprojekter (ved ikke om de tæller med i rektors tal) er alle uden undtagelse udsat for den udfordring. Men også mange kandidatspecialer rammes af, at den studerende har (for) meget arbejde. De skal som alle andre løbe lidt hurtigere i disse tider, og det spiller da ind. Hyppigere jobskifte, pludselig arbejdsløshed, osv, der er mange ting i spil.

Som vejleder for ganske mange studerende ad gangen bliver jeg nødt til at køre lidt ‘business intelligence’ og ‘porteføljestyring’, og her må jeg påpege, at ITU’s ‘CRM’-løsning, det famøse mit.itu, desværre ikke er specielt anvendeligt til nogen form for porteføljestyring. Sammenlignet med CBS skal ITU dog roses for overhovedet at have en it-understøttet løsning for projektadministrationen. Man det ville være rart, om mit.itu, eller nogle af de andre studieadministrative systemer, kunne sættes til at kunne producere relevante dataudtræk, så man kan få sig et bedre overblik. Selvfølgelig er det begrænset hvad der proppes ind af data i mit.itu, og måske ikke lige den platform man skal tænke ind i et mere dynamisk, proaktivt, projektprocessystem, men den nuværende løsning er klart utilfredsstillende.

Heldigvis er der masser af sociale værktøjer og 2.0 ting ude på markedet. Jeg opfordrer mine studerende til at lave en blog, og lykkes med mange af dem, men ser vældigt få andre studenterblogs. Jeg bilder mig ind at kunne se en sammenhæng til færdiggørelsen her – dem der aktivt bruger en blog (fornuftigt) i hele processen afleverer til tiden. Igen har jeg ikke mulighed for at køre statistik på mine data, men kan da i hvert nævne flere positive eksempler herpå. Men selvfølgelig er der også dem der omgår det med afleveringen og bare kører ufortrødent videre med bloggingen ind i udsættelsesperioden – og omvendt dem, hvis blog dør ud.

Alt i alt mener jeg ikke man kan fremhæve en enkelt årsag til forsinkelserne. Der er mange årsager, og kun en del af dem, som umiddelbart kan påvirkes. Men selvfølgelig kan der gøres noget, og det kan da godt være, at vi vejledere skal ’stramme op’. Skal vi starte en “Fejr dit 7-tal”-kampagne?

Strøm til Statens It

Finansministeriet tager som forventet Statens It ind under sine egne vinger, og gør Statens It til en styrelse under Finansministeriet, med en ny direktør, hentet fra egne rækker. Pr. 1. juli konstitueres vicedirektør i Økonomistyrelsen Lone Strøm, som direktør for Statens It.
Så farvel til privatsektormanden Jan Cilius, der blev hentet ind for at realisere Finansministeriets drøm om et centralt it-servicecenter for hele staten, og farvel til big bang idéen bag Statens It, der nu indføres i et mere afmålt tempo, med en revisor bag roret. “Med Lone Strøm får Statens It en kompetent og indsigtsfuld direktør”, lyder det betryggende fra Statens It. Presse: Politiken, DR.dk, Version2 og ComputerWorld.

Dorte Toft perspektiverer lidt videre i det ustoppelige statslige it-cirkus og spørger hvorfor går alt bananas? Dorte stiller alt for mange spørgsmål til at jeg overhovedet vil forsøge at besvare dem, men et par observationer om ’sagen’ vil jeg gerne dele.

Data (ikke) til rådighed
Finansministeriet blev den 26. marts af Folketingets Finansudvalg (spørgsmål nr. 96 af 26. marts 2009; Alm. del – & 7) bedt om en en oversigt fra 2001 til nu over større statslige it-projekter, for hvilke der er sket betydelige overskridelser af de budgetterede omkostninger ved projektet og/eller væsentlige forsinkelser i projektet. Den 16. april skriver Finansministeren til Finansudvalget og meddeler:

Finansministeriet har ikke de data til
rådighed, som et svar på Finansudvalgets spørgsmål forudsætter. Finansministeriet
har derfor bedt ministerierne svare på Finansudvalgets spørgsmål for alle projekter,
der ifølge Budgetvejledningen skal forelægges Finansudvalget, og for hvilke der
siden 2001 har været betydelige overskridelser af de budgetterede omkostninger
og / eller væsentlige forsinkelser i projektet.


På baggrund af oplysninger der indsamles
fra ministerierne forventer Finansministeriet at kunne give endeligt svar på
ovenstående spørgsmål 1. maj 2009.

Den 25. maj kommer så redegørelsen, som viser, at de 15 gennemgåede it-projekter i gennemsnit har haft en budgetoverskridelse
på 39 procent og en overskridelse af de oprindelige tidsplaner på 74 procent (om redegørelsen, se Computerworld).

Det er egentlig ikke så meget gennemgangen af de 15 cirkusnumre, jeg hæfter mig ved, selvom den da bestemt er interessant læsning. Det er mere det med, at Finansministeriet ikke har de data til
rådighed
, der bliver spurgt om. At det tager to måneder at fremskaffe data. Data af en art, man skulle tro de havde allerede, med alle de business cases, der er lavet de seneste år.

Endvidere er redegørelsen allerede dybt begravet i Folketingets sorte hul. Selv Google kan ikke finde dokumentet. Det er snart mange år siden, at Folketingets website var tidssvarende.

Det var forhold som dette, der gjorde at jeg udtalte mig lidt skarpt forleden, da jeg til Version2 sagde, at “Danmark er et u-land hvad angår at tænke forretningsorienteret arkitektur“. Det var i en lidt anden sammenhæng, om noget TOGAF-software, men dybest set en kommentar, jeg står inde for, og som jeg også synes denne sag demonstrerer ganske tydeligt. At Danmark er et u-land skal forstås derhen, at andre lande på netop dette område er langt mere udviklede. Lad os som eksempel kigge på USA (og dermed koble sagen til EA).

IT-projektoverblik Obama Style
“Government should be transparent. Government should be participatory. Government should be collaborative.” Barack Obama

Obama-administrationen har netop lanceret The IT Dashboard:

an online window into the
details of Federal information technology investments and provides
users with the ability to track the progress of investments over time.
The IT Dashboard displays data received from agency reports to the
Office of Management and Budget (OMB), including general information on
over 7,000 Federal IT investments and detailed data for nearly 800 of
those investments that agencies classify as “major”.

Der er selvfølgelig lidt bling bling over dette dashboard, eller Obama coolness om man vil, men kigger man lidt ned i indholdet, er kontrasten til den danske situation godtnok tydelig. Og synes man ikke der er nok data kan man kigge på VUE-IT, Visualization to Understand Expenditures in Information Technology.

Data opdateres decentralt af myndigheder og ministerier, på månedlig basis, og OMB har det overordnede ansvar for sammenhæng, konsistens og struktur. OMB varetager dette ansvar gennem det føderale EA-program og den mål- og rammestyring som dette indebærer. Her er de føderale referencemodeller centrale. Men der indgår også en hel del forandringsledelse.
Radical Transparency kalder Tim O’Reilly det, og kommenterer:

Dashboards are only as good as the people who use them. Ultimately, the
goal of instrumenting government spending and its effectiveness depends
on the willingness of those in positions of authority to respond to
what the dashboards tell them. Vivek Kundra is rolling out a suite of
IT management tools – a platform for better government, if you will –
of which this is only one installment. Let’s hope that as the
dashboards are updated each month, we’ll see evidence of change, with
the data more complete, and with out-of-control projects reined in,
improved, or ended.

Udviklingspotentiale i Danmark
Danmark har allerede den fællesoffentlige forretningsreferencemodel (FORM) og service- og
teknologireferencemodel (STORM), som vil være et tilstrækkeligt semantisk grundlag for data. FORM skal allerede bruges ifbm de obligatoriske business cases, og STORM kommer vel også på som krav på et tidspunkt. Så er det jo ‘bare’ at indsamle og udstille de essentielle data.

IT og Telestyrelsens initiativer Offentlige Data i Spil og OIOREST springer selvfølgelig i øjnene, når det handler om at sammenstille og udstille offentlige data. ITST fokuserer på “at få offentlige data i spil i det private erhvervsliv for
at sætte gang i en bølge af nye digitale tjenester. Kombinationen af
hurtigt bredbånd og digitalt indhold på basis af offentlige data kan
give større vækst, nye arbejdspladser og bedre servicetilbud”. For et stykke tid siden bad ITST Gartner om at lave en analyse om “innovativ udnyttelse af offentlige data“, som tydeligvis har inspireret styrelsen. Der er mere fokus på kommercialisering end på transparency, må man konstatere. Men alligevel også en åbning for det bredere perspektiv.

Måske er netop it-området er godt sted at skabe gennemsigtighed. Det er jo det mest usexede politikområde i Folketinget, hvor kun fadbamseforbrug kan få åbenhedsdebatten pisket op. 

Cloud Computing specialer

Jeg har tidligere rost Martin Albertsen og Anders Kann for deres arbejde. Nu kan jeg så meddele, at deres færdige speciale er tilgængeligt: Cloud computing – i et teknisk og strategisk perspektiv. Klart anbefalet læsning.

Jeg har andre studerende, som arbejder med utility computing og cloud computing. Skulle der være nogen som sidder i en virksomhed, der enten overvejer eller allerede har kastet sig over cloud computing, og som synes det ville være interessant at få kontakt med studerende, så råb op.

ITU-foråret 09

Sammen med Peter Engelund Christiansen udbyder jeg til foråret igen mit EA-kursus på ITU, T8 Enterprise Arkitektur.

Som noget nyt udbyder vi samtidig en Projektklynge om ledelsesinnovation og sammenhængsledelse, som henvender sig især til studerende, som enten har haft eller som samtidig følger T8-EA-kurset. Grundbogen for projekterne i klyngen bliver Coherency Management-bogen, som til den tid forhåbentlig er færdig (vi arbejder på sagen!).

Roser til skyerne

Som specialevejleder på ITU og CBS opmuntrer jeg alle mine studerende til at blogge og på andre måder publicere sig – det er en god øvelse i skrivning, og det åbner mange døre overfor, for eksempel, kommende arbejdsgivere.

To af mine studerende, Anders Kann og Martin Albertsen har skrevet en rigtigt god artikel om cloud computing, Infrastrukturen flytter op i skyen, i det seneste nummer af Prosa Bladet. Jeg vil også fremhæve Anders og Martins glimrende artikelserie om Amazon Web Services.

Cloud computing og utility computing er der også andre, som arbejder med. I sin nye blog DenseCloud for sit nystartede speciale har Adrian Sobotta lagt ud med et par interessante indlæg om cloud computing.

Et af de andre populære områder, som mine studerende arbejder med, er IT-governance. Claus Borum Poulsen og Maria Baun Lauridsen har lagt deres færdige speciale, IT-governance i et strategisk forandringsledelses- og modenhedsperspektiv, på nettet. Jeg må ikke udtale mig om specialet før efter den 4. september, hvor forsvaret finder sted. Men jeg må vel gerne påpege, at både Claus og Maria nu søger arbejde indenfor it-styringsområdet, og at de begge har min klare anbefaling.

Det offentlige rum 2.0

Jeg var her i ugen i Västerås, den sjettestørste by i Sverige, hvor konferencen Offentliga Rummet, der “belyser hur statliga myndigheter,
landsting och kommuner kan använda informations- och
kommunikationsteknologi för att vidga det offentliga rummet”,
holdt 10-års jubilæum.

Arrangørerne havde inviteret mig til at holde to oplæg: Et i plenum om hvordan jeg ser det offentlige rum udvikle sig over de næste 10 år, og et på netværksdagen om serviceføderationsarkitektur.

I min plenumpræsentation var det de relativt brede penselstrøg, der gjaldt, men jeg forsøgte nu alligevel at komme med et par budskaber. Blandt andet om mit nye yndlingsbegreb, coherency management, der heldigvis er lidt nemmere at tale om på svensk end det er på dansk. På svensk kan man tale om “coherence” som “fokuserad sammanhållning” og “coherency management” som en “tydlig ledning av sammanhållningsfrågorna”. Og de tre outcomes (de tre a’er): alignment, agility, assurance bliver til de tre s’er: samordning, snabbhet, säkerställning.
Hvad skal man kalde det hele på dansk?

Note to self: Genbrug Wall Street Journal’s “most influential business thinkers”! BSOD ved Gates går rent ind … (og god anledning til at trække på Gary Hamel).

Mit mere arkitekturfaglige oplæg er lagt ud på OpenNII.org sammen med de andre oplæg fra netværksdagen. Arkitektur- og interoperabilitetsinteresserede bør forresten tjekke det netsted ud.

Politikersvar

Mere om §20-spørgsmål: Jeg har lavet endnu en lille tjeneste, der bearbejder data fra folketinget.dk. Den beregner svartider opdelt efter spørger. Eksempelvis ses, at Per Clausen (EL) har fået svar på 342 spørgsmål, med en gennemsnitlig svartid på 10,16 dage.

Igen: Jeg tager forbehold for beregningerne, som sker automatisk baseret på lidt-for-besværlig mønstergenkendelse og datatransformation.

Dagens §20-tal findes forresten nu som tekstfil kun med selve tallet. Tallet opdateres hvert 20. minut.

Endnu en Gøtze-blog